Una de las grandes ventajas de los negocios online es que nos ofrecen la posibilidad de atender a los clientes a través de una web o tienda online las 24 horas del día los 7 días de la semana, siempre y cuando se encuentren activas.
De esta forma no se necesita contar con un establecimiento abierto o personal que esté disponible en el lugar, algo que no es posible obviar en el caso de los establecimientos físicos. Además, gracias al avance de la tecnología disponemos de opciones más que interesantes, como la atención al cliente a través de WhatsApp, aplicación gracias a la cual podemos recibir solicitudes de los clientes de forma cómoda e inmediata.
Sin embargo, aunque ofrezcas esta vía de comunicación a tus clientes, puede darse el caso de que no te encuentres disponible en determinados horarios, lo que puede hacer que te resulte aún más interesante contar con la posibilidad de activar un auto responder para confirmar así la recepción del mensaje e informar sobre el plazo de disponibilidad. A lo largo de este artículo te vamos a explicar cómo crear respuestas automáticas para WhatsApp, tanto si haces uso de la aplicación para dispositivos con sistema operativo Android como si estás haciendo uso de un terminal con sistema operativo iOS.
Cómo crear respuestas automáticas para WhatsApp en Android
En primer lugar te vamos a explicar cómo crear respuestas automáticas para WhatsApp desde un terminal Android. Sin embargo, debes saber que desde la propia aplicación estándar de la aplicación de mensajería instantánea no es posible automatizar ningún tipo de respuesta. Si quieres configurar una respuesta automática tendrás que recurrir al uso de apps externas o hacer uso de WhatsApp Business, la opción para negocios y profesionales.
En el caso de que tengas un terminal Android hay varias aplicaciones a las cuales puedes recurrir para esta finalidad, como es el caso de AutoResponder para WhatsApp -> Respuesta automática. Para emplearla tendrás que seguir los pasos que te vamos a detallar a continuación.
En primer lugar tendrás que proceder a descargar esta aplicación, para lo cual solo tendrás que dirigirte a la tienda de aplicaciones de Google Play. Acude a la store y descarga la app AutoResponder para WhatsApp – Respuesta automática.
Para que la aplicación funcione correctamente tendrás que darle permiso para leer notificaciones. Solo así sabrá cuando recibes un mensaje y podrá llevar a cabo las respuestas automáticas.
En el proceso de instalación te solicitará permisos para ello. Haz clic en Aceptar y continúa con el siguiente paso. Si esto no sucede, acude a los ajustes de notificaciones y dale permiso de forma manual.
A continuación tendrás que añadir tu mensaje, para lo cual solo tendrás que entrar en la aplicación y crear tu primera regla para poder enviar un autorresponder. Para ello deberás escribir el mensaje, que será la respuesta que recibirán los usuarios de forma automática cuando quieran conectar contigo desde este canal.
Seguidamente tendrás que seleccionar la opción Todas, de forma que tu respuesta se enviará ante cualquier mensaje que recibas. Por último tendrás que seleccionar el tipo de usuario. Para elegir al que quieras aplicar tienes tres opciones: individuos, grupos o ambos.
En este último caso, si estás utilizando la versión gratuita de la aplicación tan solo podrás activar la respuesta automática para individuos. Asimismo, tienes la versión autorresponder para WhatsApp Pro, podrás configurarlo para grupos, así como hacer uso de otras funcionalidades avanzadas que también son activadas a través de esta modalidad.
Siguiendo estos pasos te podrás encontrar con la posibilidad de crear respuestas automáticas para WhatsApp, las cuales tienen una gran cantidad de usos y ventajas, al poder llevar a cabo la comunicación con los clientes potenciales y clientes.
Cómo crear respuestas automáticas para WhatsApp en iOS
En el caso de que estés haciendo uso de un dispositivo móvil con sistema operativo iOS, es decir, un iPhone, debes saber que solo tienes la posibilidad de usar las respuestas automáticas con WhatsApp Business. No existen, por lo tanto, aplicaciones en la App Store de Apple que nos permiten crear respuestas automatizadas en la versión convencional de la aplicación de mensajería instantánea.
Sin embargo, a la hora de poder utilizar este canal como soporte de atención al cliente para empresas y negocios, por lo que es probable que si has llegado hasta aquí es muy posible que disfrutes de esta modalidad. En cualquier caso, te vamos a explicar cómo crear respuestas automáticas en WhatsApp Business para IOS, concretamente para configurar dos tipos de mensaje, la de bienvenida y la de ausencia.
En primer lugar tienes que acudir a la Configuración de empresa de tu cuenta de WhatsApp Business, desde donde tendrás acceso a todos los ajustes de la misma. Si vas hasta el apartado Herramientas de mensajería verás que existen dos opciones diferentes entre las cuales puedes elegir: Mensaje de ausencia y Mensaje de bienvenida. Ambas opciones son las que vamos a utilizar para activar tu auto responder y la fórmula de productividad.
A continuación deberás seleccionar el mensaje de bienvenida. Este tipo de mensajes es el que recibirá una persona tan solo la primera vez que contacte con tu negocio. Puedes usarlo para presentarle tu empresa, ofreciendo algún regalo de bienvenida o invitarlo a que se suscriba a tu boletín de noticias., así como a hacer algún tipo de contenido especial.
En cuanto a la selección del mensaje de ausencia, este es otro tipo de mensaje que tiene más funcionalidades que el anterior para poder configurar. Una vez que actives el mensaje de ausencia tendrás que seguir los pasos que os vamos a dar a continuación:
- En primer lugar deberás elegir el horario para enviar respuestas automáticas. Puedes enviarlos siempre o elegir un horario en concreto, como las horas en las que no hay ninguna persona para poder atender el soporte.
- A continuación tendrás que seleccionar el tipo de destinatario de tu mensaje. Lo más recomendable es elegir la opción Todos, de manera que te asegurarás de que no dejas ningún mensaje sin respuesta.
- Luego deberás escribir tu mensaje, para lo cual deberás añadir la respuesta que quieres enviar a quienes contacten contigo en el horario que has configurado. Debes asegurarte de poder incluir el plazo máximo en el que te podrás en contacto con estas personas.
Al activar un autoresponder en WhatsApp te encontrarás con una aplicación de mensajería instantánea que ofrece una solución con la cual favorecer la experiencia de usuario con tu marca o empresa. Aunque no ofrezcas en algunos casos una respuesta inmediata, estarás informando acerca de tu disponibilidad y mostrarás tu compromiso por satisfacer las necesidades de los usuarios.
Por lo tanto, debes tener en cuenta que en el caso de que tengas un canal de soporte o de atención al cliente, es totalmente recomendable. Cuidar tanto a los clientes como a posibles clientes, debería ser una de las prioridades que tiene cualquier negocio.
Lo que está claro es que WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea que tiene muchas posibilidades a la hora de poder hacer frente a las preguntas de los clientes potenciales. De esta forma nos encontramos con la posibilidad de brindar una atención al cliente de calidad a los usuarios, mejorando su experiencia con la empresa o negocio.